Outsorcing usług biurowych

Usługi biurowe

Niebezpośredni, ale dość istotny wpływ na prężność i sprawność w funkcjonowaniu firmy, ma porządek w biurowych pomieszczeniach. Nie bez przyczyny jest to tak rygorystycznie przestrzegany przez zarząd element działalności przedsiębiorstwa. Zostało to naukowo udowodnione, że ład i porządek w miejscu pracy podwyższa wydajność i efektywność pracy pracowników, ponieważ nie są oni niczym rozpraszani, ani nie są zniechęcani przez nieprzyjemne warunki, jakie panują w pomieszczeniu.

Obecnie porządkowanie biur jest bardzo łatwe do zastosowanie ze względu na ogromną ilość oferujących się na rynku firm świadczących usługi sprzątające. Zaopatrzone w profesjonalne sprzęty oraz specjalne środki chemiczne i detergenty sprawnie i szybko doprowadzą pomieszczenia w biurowców do porządku. Ważny jest również tak zwany „porządek organizacyjny”. Dezorganizacja w firmie szybko może doprowadzić do konfliktów współpracowników, poprzez niedomówienie i pomyłki oraz tak zwane szumy komunikacyjne, a to z kolei może przyczynić się do jej powolnego upadku. Dlatego ważne jest by korzystać z usług wykwalifikowanych sekretarek, które prawidło spełniając swoje obowiązki na tym stanowisku będą dbały o to, by organizacja danego przedsiębiorstwa znajdowała się na odpowiednim poziomie przysłowiowo „dopinając wszystko na ostatni guzik”.

I ostatnim ważnym czynnikiem, jaki ma wpływ na działalność firmy jest prawidłowe niszczenie akt, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji. Wszystko musi mieć swoje miejsce. Obecnie na rynku istnieje wiele akcesoriów, które mogą nam pomóc w segregowaniu i przechowywaniu dokumentów. Mogą to być na przykład stojaki katalogowe lub segregatory, rzeczy niedrogie, a zapewniające utrzymanie porządku w ważnych papierach firmy. Natomiast archiwizacja dokumentacji umożliwia nam jej łatwe odtworzenie w razie ewentualnych uszkodzeń bądź w przypadku destrukcji danych przez nieuprawnionych pracowników lub personelu z zewnątrz.

Sprzątanie pomieszczeń

Maszyny czyszczące są nieodłącznym i koniecznym elementem, aby utrzymać porządek w pomieszczeniach biurowych. Wiadomo nie od dziś, że otaczające nas środowisko ma wielki wpływ na efektywność i wydajność naszej pracy. Dlatego też trzeba dołożyć wszelkich starań, by warunki w pracy były prawidłowe, a przede wszystkim żeby nie szkodziły zdrowiu pracowników.

Może w tym pomóc wiele urządzeń, m.in. odkurzacze wodne. Są to urządzenia wielofunkcyjne, ponieważ umożliwiają nam pozbycie się pyłków zarówno tych znajdujących się w powietrzu, jak i na podłodze. Ponadto za pomocą odkurzaczy wodnych można wyczyścić, oprócz podłogi, wykładzin i dywanów, również fotele i kanapy. Jak na taki szeroki zakres możliwości jest to urządzenie stosunkowo małe i niedrogie, a z pewnością zbawienne dla osób odpowiedzialnych za utrzymanie porządku w pomieszczeniach biurowych.

Podobnym urządzeniem są odkurzacze piorące, które w swoim wyposażeniu posiadają wymienną szczotkę dywanowo-podłogową, szczotkę do tapicerek, szczotkę do twardych powierzchni i ssawki szczelinowe.

Kolejną grupą maszyn czyszczących są zamiatarki, które wyposażone są w elektryczną szczotkę. To urządzenie przeznaczone jest to nawierzchni zewnętrznych, na przykład chodników i parkingów biurowca. Znacznie ułatwiają wykonywanie takich czynności jak zbieranie śmieci czy też zwykłe zmiatanie za pomocą tradycyjnej miotły.

Outsorcing usług biurowych

W dbaniu o meble czy urządzenia biurowe mogą nam pomóc urządzenia wysokociśnieniowe, które są małe i wielofunkcyjne, a za pomocą zamontowanego wewnątrz węża i długich dysz możemy dostać do bardzo trudno dostępnych miejsc.

Na koniec należy również pamiętać o polerkach, których zadaniem jest dbania i pielęgnacja podłóg w pomieszczeniach biurowych. Jest bardzo poręczna i zajmuje mało miejsca. Dbanie o sprzęty biurowe, meble i całe wyposażenie biurowca znacznie wydłuży ich okres użyteczności, a przede wszystkim umożliwi pracownikom na wykonywanie obowiązków służbowych w miłych i przyjemnych warunkach.

Niszczenie dokumentów

Najczęściej niszczonymi dokumentami są dokumenty tajne, poufne lub niejawne, których przeciek na zewnątrz organizacji mógłby mieć bardzo negatywne skutki dla danego przedsiębiorstwa. Niszczenie dokumentów jest to ważny element działalności firmy i odbywa się on albo bezpośrednio wewnątrz firmy i dokonują tego osoby wyłącznie do tego upoważnione albo przedsiębiorstwa korzystają z usług branż, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem i utylizacją dokumentów.

Jeżeli chodzi o niszczenie ważnych dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa to wykorzystywane są tutaj niszczarki. Obecnie urządzenia te są bardzo wysoko rozwinięte technologicznie. W niszczarce oprócz zniszczenia papierów, kartonów, twardych okładek można również niszczyć płyty kompaktowe, płyty CD, dyskietki, spinacze oraz zszywki. Niektóre z nich zawierają wewnątrz urządzenia wózek umożliwiający łatwy transport zniszczonych danych dalej do kontenerów.

Ceny takich niszczarek wahają się od około trzystu złotych do aż kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wiadomo, że cena ma wpływ na jakość niszczenia informacji oraz na komfort przeprowadzania tej czynności, na przykład za pomocą niektórych niszczarek jesteśmy w stanie zniszczyć aż do sześciuset kartek jednocześnie, przy czym niektóre wymagają wkładania pojedynczych arkuszy papieru.

Obecnie jednak duże przedsiębiorstwa, w których wypływ poufnych informacji mógłby poważnie narazić je na ogromne starty lub nawet upadek, korzystają z wcześniej wspomnianych firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem akt, dokumentów i istotnych informacji. Usługi takich firm skierowane są najczęściej do dużych organizacji, takich jak urzędy miejskie, urzędy skarbowe, prywatne firmy oraz zakłady przemysłowe. W swoich ofertach proponują osobiste odebranie tajnych dokumentów, następnie ich niszczenie w specjalnych pomieszczeniach w obecności ludzi wykwalifikowanych i do tego uprawnionych oraz w obecności świadka, którym może być pracownik powołany przez kierownika danej firmy.