Kiedy wystawić fakturę?

Wystawianie faktur online

Faktury to zaraz obok paragonów najczęściej wystawiany dokument kupna-sprzedaży oraz podstawa rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami i kontrahentami. Obowiązek wystawiania faktur, sytuacji w których są niezbędne, a także wymogów obowiązujących dla faktur został określony m.in. w ustawie z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 w sprawie wystawiania faktur. Kto musi wystawiać faktury, kiedy są one konieczne i jakich zasad oraz terminów należy przestrzegać wystawiając faktury VAT?

Kto ma obowiązek wystawienia faktury?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek wystawiania faktur mają wszyscy przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży dla innej firmy, bez względu na to czy obejmuje ona towary czy usługi. Fakturę, wystawioną w dwóch egzemplarzach (jeden dla nabywcy, jeden dla sprzedawcy) należy wystawiać zgodnie z określonymi wymogami, ujmując na dokumencie wszystkie kluczowe informacje o zawartej transakcji i jej stronach, oraz dostarczyć ją do nabywcy w określonym prawnie terminie – do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Ustawa o VAT wskazuje, że obowiązek wystawienia faktury powstaje dla sprzedaży, dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych przez przedsiębiorcę (podatnika) na rzecz innego przedsiębiorcy (podatnika), sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju, oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Faktura stanowi w takim przypadku dokumentację wykonania czynności podlegającej opodatkowaniu VAT-em, stwierdzając:

  • dokonanie sprzedaży i jej datę,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez podatku,
  • podstawę opodatkowania,
  • stawkę i kwotę podatku,
  • kwotę należności,
  • dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Rozważając powyższe należy jednak zauważyć, że obowiązek wystawiania faktur mają jednak wyłącznie czynni podatnicy VAT sprzedający bezpośrednio innym podatnikom – w sytuacji, gdy nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić tylko i wyłącznie na żądanie klienta (choć przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury, jeśli wybierze ją jako swoją docelową formę dokumentacji sprzedaży).

Warto pamiętać, że możliwe jest także wystawianie faktur online za pomocą specjalnie przygotowanych w tym celu narzędzi, które znacznie przyśpieszają cały proces.

Obowiązujące terminy wystawiania faktur

Terminy wystawiania faktur określone w ustawie o podatku VAT wskazują, że podatnik ma obowiązek wystawienia faktury nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę lub nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W przypadku tego ostatniego wprowadzono jednak pewne zmiany – począwszy od stycznia 2020 roku sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu (na żądanie) wyłącznie w sytuacji, gdy na paragonie został podany NIP nabywcy. Zmianie nie uległy terminy wystawiania faktur na żądanie.

Wyjątki w terminach na wystawienie faktur

Określone wyżej terminy obowiązujące dla sprzedawców wystawiających faktury obowiązują zawsze, poza pewnymi, szczegółowo określonymi wyjątkami. W przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano montażowych, wykonawca jest zobowiązany do wystawienia faktury do 30 dnia od dnia wykonania usługi.

Więcej czasu na wystawienie faktury, do 60 dnia od dnia wydania towarów obowiązuje dla dostaw książek drukowanych, z wyłączeniem map i ulotek, a także gazet, czasopism i magazynów drukowanych.

W powyższym przypadku obowiązuje dodatkowy wyjątek – jeśli umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawić należy nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.

W przypadku czynności polegających na drukowaniu książek, z wyłączeniem map i ulotek, oraz gazet, czasopism i magazynów, czas na wystawienie faktur wynosi do 90 dni od dnia wykonania czynności. Znacznie krócej, bo najpóźniej z upływem terminu płatności należy wystawić faktury za dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, świadczenie usług telekomunikacyjnych, najem, dzierżawę, leasing, usługi ochrony i dozoru, oraz stałą obsługę prawną i biurową.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.